POLITYKA PRYWATNOŚCI LETRE

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przy korzystaniu z międzynarodowej usługi Letre, dostępnej pod adresem letre.io.

Letre świadczy usługi użytkownikom z różnych państw.

W odniesieniu do osób i przetwarzania objętych zakresem terytorialnym Rozporządzenia (UE) 2016/679 (GDPR/RODO), dane osobowe przetwarzane są zgodnie z GDPR.

W odniesieniu do użytkowników innych państw dodatkowo lub zamiast poszczególnych postanowień GDPR mogą mieć zastosowanie obowiązkowe przepisy odpowiedniego prawa krajowego o ochronie danych osobowych.

Administratorem danych osobowych jest:

Adres e-mail w sprawach dotyczących danych osobowych: info@letre.io

W zależności od używanej usługi Letre może przetwarzać:

3.1. Dane kontaktowe

• imię i nazwisko;
• e-mail;
• numer telefonu;
• adres;
• kraj;
• preferowany sposób kontaktu.

3.2. Dane konta

• identyfikator konta;
• dane autoryzacji;
• historię Zamówień;
• ustawienia profilu.

3.3. Dane dokumentów

W dokumentach przekazywanych do tłumaczenia mogą się zawierać:

• imię i nazwisko;
• data i miejsce urodzenia;
• obywatelstwo;
• adres;
• stan cywilny;
• dane rodziców i członków rodziny;
• numery identyfikacyjne;
• numery dokumentów;
• podpis;
• fotografia;
• informacje o wykształceniu i zatrudnieniu;
• informacje finansowe;
• informacje o osobach prawnych;
• inne informacje zawarte w dokumencie źródłowym.

3.4. Szczególne kategorie danych osobowych

Przekazywane dokumenty mogą zawierać dane o zdrowiu, pochodzeniu rasowym lub etnicznym, przekonaniach religijnych lub filozoficznych, dane biometryczne lub inne szczególne kategorie danych.

Letre nie żąda takich danych bez konieczności.

Jeśli zawierają się w dokumencie niezbędnym do wykonania Zamówienia, ich przetwarzanie odbywa się tylko w przypadku istnienia odpowiedniej podstawy prawnej zgodnie z właściwym prawem.

3.5. Dane osób trzecich

Dokumenty mogą zawierać dane małżonków, rodziców, dzieci, pracowników, przedstawicieli firm i innych osób trzecich.

Klient musi posiadać podstawę prawną do przekazania takich dokumentów Letre.

3.6. Dane płatnicze

Płatności są przetwarzane za pośrednictwem Stripe.

Letre może otrzymywać:

• imię płatnika;
• kwotę;
• walutę;
• status płatności;
• identyfikator operacji;
• ograniczone informacje o sposobie płatności.

Jeśli dane karty są wprowadzane bezpośrednio w infrastrukturze Stripe, Letre nie przechowuje pełnego numeru karty ani CVC/CVV.

Stripe i powiązane z nim instytucje finansowe mogą samodzielnie przetwarzać dodatkowe informacje niezbędne do realizacji płatności, zapobiegania oszustwom i przestrzegania prawa.

3.7. Dane techniczne

Możemy przetwarzać:

• adres IP;
• informacje o urządzeniu;
• przeglądarkę;
• system operacyjny;
• datę i czas dostępu;
• dzienniki techniczne;
• pliki cookie i podobne identyfikatory.

Dane są przetwarzane w celu:

• rejestracji i obsługi konta;
• udzielenia wstępnej wyceny;
• przygotowania oferty;
• wykonania tłumaczenia;
• współpracy z tłumaczem;
• przyjmowania i ewidencji płatności;
• dostarczenia gotowego tłumaczenia;
• organizacji dostawy;
• komunikacji z Klientem;
• rozpatrywania reklamacji;
• zapewnienia bezpieczeństwa Strony;
• zapobiegania oszustwom;
• wykonywania obowiązków prawnych;
• ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń.

Gdy GDPR ma zastosowanie do danego przetwarzania, podstawami prawnymi mogą być:

1. art. 6 ust. 1 lit. b GDPR — przetwarzanie niezbędne do zawarcia i wykonania umowy;
2. art. 6 ust. 1 lit. c GDPR — wypełnienie obowiązku prawnego;
3. art. 6 ust. 1 lit. f GDPR — prawnie uzasadnione interesy Letre, w szczególności zapewnienie bezpieczeństwa, zapobieganie nadużyciom, ochrona roszczeń i rozwój usługi;
4. art. 6 ust. 1 lit. a GDPR — zgoda, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie.

Dla szczególnych kategorii danych dodatkowo zastosowanie ma odpowiednia podstawa przewidziana w art. 9 GDPR, gdy jest to konieczne.

W celu wykonania Zamówienia dokument może zostać przekazany tłumaczowi lub tłumaczowi przysięgłemu.

Tłumaczowi przekazywane są tylko informacje niezbędne do wykonania danego Zamówienia.

W zależności od charakteru relacji i wymogów prawa tłumacz może działać jako podmiot przetwarzający dane w imieniu Letre lub jako samodzielny administrator w odniesieniu do tych operacji, których jest zobowiązany dokonywać na mocy prawa lub swoich obowiązków zawodowych.

Dane mogą być przekazywane:

• tłumaczom;
• dostawcom hostingu i usług chmurowych;
• dostawcom IT;
• dostawcom poczty e-mail i usług komunikacyjnych;
• Stripe i innym uczestnikom infrastruktury płatniczej;
• operatorom kurierskim i pocztowym;
• operatorom paczkomatów;
• księgowym;
• doradcom prawnym;
• dostawcom usług bezpieczeństwa;
• organom państwowym, gdy ujawnienie jest wymagane prawem.

Przekazuje się tylko zakres danych niezbędny do danego celu.

Ponieważ Letre jest usługą międzynarodową, a Operator ma siedzibę poza Unią Europejską, dane osobowe mogą być przetwarzane lub przekazywane między różnymi państwami.

Jeśli GDPR ma zastosowanie i dane są przekazywane z EOG do państwa, dla którego brakuje decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim poziomie ochrony, Letre stosuje mechanizm przekazywania przewidziany w GDPR, gdy taki mechanizm jest wymagany.

Może on obejmować:

• Standardowe Klauzule Umowne (SCC);
• decyzję o odpowiedniości;
• inne mechanizmy przewidziane w rozdziale V GDPR.

W razie potrzeby stosuje się dodatkowe środki organizacyjne i techniczne.

Do przetwarzania płatności używana jest Stripe.

Stripe może przetwarzać dane w różnych państwach i występować jako samodzielny administrator lub podmiot przetwarzający w zależności od konkretnej operacji.

Przekazywanie danych Stripe ogranicza się do informacji niezbędnej do:

• realizacji płatności;
• potwierdzenia jej statusu;
• zapobiegania oszustwom;
• przetwarzania zwrotu, gdy zwrot jest wymagany prawem;
• wykonywania obowiązków finansowych i regulacyjnych.

Korzystanie z usług płatniczych podlega również odpowiednim warunkom i polityce prywatności danego dostawcy płatności.

Dane osobowe są przechowywane nie dłużej, niż jest to konieczne dla danego celu.

Okres jest określany na podstawie:

• czasu trwania realizacji Zamówienia;
• wymogów prawa podatkowego i księgowego;
• terminów dochodzenia roszczeń;
• konieczności rozpatrywania reklamacji;
• wymogów dotyczących działalności tłumaczy przysięgłych;
• wymogów prawa odpowiedniego kraju.

Po ustaniu konieczności przetwarzania dane są usuwane, anonimizowane lub bezpiecznie blokowane, chyba że prawo wymaga ich dalszego przechowywania.

Letre ma świadomość, że dokumenty do tłumaczenia mogą zawierać znaczny zakres informacji poufnych.

Stosuje się odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych przed:

• nieautoryzowanym dostępem;
• utratą;
• zniszczeniem;
• nieuprawnioną zmianą;
• ujawnieniem;
• kopiowaniem;
• innym nielegalnym wykorzystaniem.

Dostęp mają tylko osoby, które go potrzebują do wykonywania swoich obowiązków.

Jeśli GDPR ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych, podmiot danych, przy zachowaniu warunków przewidzianych prawem, ma prawo do:

• dostępu do danych;
• uzyskania kopii danych;
• sprostowania danych;
• wniosku o usunięcie;
• wniosku o ograniczenie przetwarzania;
• sprzeciwu wobec przetwarzania;
• korzystania z prawa do przenoszenia danych;
• cofnięcia zgody;
• wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

Aby skorzystać z prawa, można skontaktować się pod adresem: info@letre.io

Przed udostępnieniem danych osobowych lub ich usunięciem Letre może podjąć uzasadnione środki w celu weryfikacji tożsamości wnioskodawcy.

Jeśli użytkownik znajduje się poza UE/EOG, a GDPR nie ma zastosowania do danego przetwarzania, Letre przestrzega obowiązkowych wymogów prawa ochrony danych mających zastosowanie do danej działalności.

Jeśli prawo krajowe przyznaje użytkownikowi obowiązkowe prawa do dostępu, sprostowania, usunięcia lub innego rozporządzania danymi osobowymi, prawa te można realizować poprzez kontakt pod adresem: info@letre.io

Żadne postanowienie niniejszej Polityki nie ma na celu ograniczenia praw, które nie mogą być ograniczone umową lub polityką prywatności.

Strona może stosować niezbędne i opcjonalne pliki cookie.

Niezbędne pliki cookie służą funkcjonowaniu, bezpieczeństwu, autoryzacji i podstawowym funkcjom Strony.

Analityczne, marketingowe i inne opcjonalne pliki cookie są stosowane z uwzględnieniem wymogów prawa kraju użytkownika i, gdy jest to wymagane, po uzyskaniu zgody.

Użytkownik może zarządzać odpowiednimi ustawieniami za pomocą mechanizmu zarządzania plikami cookie, jeśli jest stosowany na Stronie.

Letre może umożliwiać interakcję za pośrednictwem usług stron trzecich, w tym komunikatorów, systemów płatności i usług dostawy.

Przy samodzielnym przejściu użytkownika na usługę zewnętrzną dana firma może przetwarzać dane osobowe zgodnie z własną polityką prywatności.

Letre nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne dla użytkownika wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, chyba że zostanie to wyraźnie przekazane użytkownikowi.

Letre nie jest przeznaczony do samodzielnego korzystania przez niepełnoletnich bez udziału rodzica, przedstawiciela ustawowego lub innej osoby mającej odpowiednie uprawnienia, gdy taki udział jest wymagany prawem.

Dokumenty niepełnoletnich mogą być przetwarzane w ramach prawnie zawartego Zamówienia.

Letre może ujawniać dane osobowe organom państwowym, sądom, organom egzekwującym prawo lub organom regulacyjnym, jeżeli takie ujawnienie jest wymagane przez właściwe prawo lub prawnie wiążące wezwanie.

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą:

• prawa;
• geografii świadczenia usług;
• stosowanych technologii;
• dostawców usług;
• metod płatności;
• funkcjonalności Letre.

Aktualna wersja publikowana jest na Stronie z podaniem daty ostatniej aktualizacji.

W sprawach prywatności i przetwarzania danych osobowych: